18 Aufgaben
Buchungen, Gäste und Spenden
Räume, Gästezimmer und Außenflächen – von der Anfrage bis zur Dankesmail.
Ich möchte, dass Gäste uns etwas mitteilen können
In jedem Raum hängt ein Schild mit QR-Code. Gäste scannen ihn ohne Anmeldung und schreiben uns: Kommentar, Frage oder Wunsch, Sauberkeit, etwas ist kaputt, Dringend oder Notfall. oikora leitet es an das richtige Team weiter.
Ich möchte bei einem Notfall sofort Bescheid wissen
Meldet ein Gast einen Notfall, leuchtet in oikora oben auf jeder Seite eine rote Warnlampe, bis jemand „Ich kümmere mich“ drückt. Die Bereitschaft bekommt sofort eine Mail. Der Gast sieht zuerst groß „112 anrufen“ und darunter die Nummer der Bereitschaft; vor dem Absenden fragt oikora in einem gelben Feld nach, ob es wirklich ein Notfall ist.
Ich möchte erledigte Gästemeldungen wiederfinden
Unter Gästemeldungen zeigt der Filter „Erledigt“ alle abgeschlossenen Meldungen mit Raum, Kategorie und wer sich gekümmert hat. Die Suche oben findet Meldungen auch nach Stichwort.
Ich möchte Anfragen für Räume, Gästezimmer und Außenflächen bearbeiten
Anfragen aus Mail, Webseite und Telefon landen unter „Zu erledigen“. Jeder Raum einer Anfrage wird einzeln provisorisch eingetragen, fest gebucht oder abgelehnt; mehrere Räume lassen sich als Paket buchen. Fristen erinnern, wenn eine Anfrage zu lange offen ist.
Ich möchte eine Buchung am Telefon aufnehmen
Der Anruf-Dialog zeigt für den gewünschten Tag sofort, welcher Raum frei, provisorisch oder fest belegt ist. Gast, Anlass, Personen und Zeiten werden in einem Schritt eingetragen.
Ich möchte sehen, was wann belegt ist
Der Belegungsplan zeigt einen Monat mit Farben für fest, provisorisch, angefragt und gesperrt, mit Filtern nach Bereich, Status und Art. Der Gästezimmer-Plan zeigt An- und Abreisen bis zur Jahresansicht.
Ich möchte konkurrierende Anfragen fair entscheiden
Wollen zwei Gäste denselben Raum, stellt oikora die Anfragen nebeneinander. Die nicht berücksichtigte Anfrage bekommt eine freundliche Absage oder kommt auf Wiedervorlage.
Ich möchte Gästen mit fertigen Vorlagen schreiben
Für Bestätigung, provisorische Buchung, Absage, Änderung, Unterlagen und Dank gibt es Mailvorlagen mit allen Angaben der Buchung. Hinweis-Mails an Hausdienst und Küche gehen einmal pro Woche.
Ich möchte Unterlagen verschicken und den Rücklauf verfolgen
Hausordnung, Mietbedingungen und andere Dokumente gehen mit der Bestätigung hinaus. oikora merkt sich, was unterschrieben zurück muss, und erinnert vor der Frist.
Ich möchte den passenden Spenden-Richtwert nennen
Richtwerte je Raum, Gästezimmer pro Nacht, Hochzeit und Freizeit sind hinterlegt. Bei jeder Buchung rechnet oikora den Richtwert aus und schreibt ihn in die Mail.
Ich möchte wissen, was Gäste über uns sagen
Unter Rückmeldungen landen Antworten auf Dankesmails, Bewertungen über den Raum-QR-Code („Wie war's?“ mit Sternen), Lob aus Gästemeldungen und Telefonnotizen. oikora ordnet nach Thema und Stimmung, zeigt Lob und Kritik je Thema und macht aus Kritik mit einem Klick einen Auftrag. Die Themen und ihre Stichwörter passt Ihr selbst an; einzelne Rückmeldungen lassen sich umsortieren.
Ich möchte eine Rechnung stellen, wenn ein Gast das wünscht
In der Buchung „Rechnung“ statt „Spende“ wählen: Empfänger, Anschrift, Betrag und Leistung eintragen, „Für Optigem vorbereiten“ liefert ein Blatt zum Abtippen oder eine Exportdatei. Die Rechnung selbst entsteht in Optigem; danach Rechnungsnummer eintragen. Bezahlt wird beim Optigem-Abgleich vermerkt, Überfälliges erscheint unter „Zu erledigen“.
Ich möchte sehen, welche Rechnungen offen oder überfällig sind
Die Seite „Rechnungen“ zeigt alle Rechnungen mit Summen: offen, davon überfällig, in Optigem zu erstellen und bezahlt im laufenden Jahr. In der Buchungsliste zeigt ein kleines Zeichen, welche Buchung über Rechnung läuft und wie der Stand ist.
Ich möchte regelmäßige Termine als Serie eintragen
Serienbuchungen (z. B. jeden Dienstag) prüfen jeden Termin auf Belegung, Sperrzeiten und Feiertage.
Ich möchte den Tag vor Ort planen
Der Tagesplan zeigt, was heute und in der Woche ansteht, mit Aufgaben für den Hausdienst sowie Übergabe und Abnahme der Räume.
Ich möchte mich nach einer Veranstaltung bedanken
Ein bis drei Tage danach schlägt oikora eine Dankesmail vor, auf Wunsch mit Spendenbitte.
Ich möchte öffentliche Termine in ChurchTools zeigen
Öffentliche Veranstaltungen gehen nach ChurchTools in den Kalender der Gemeinde; interne bleiben draußen.
Ich möchte Spenden mit Optigem abgleichen
Personalnummern und Spenden kommen aus dem Optigem-Export; Optigem bleibt führend.
8 Aufgaben
Teams und Aufträge
Wer macht was bis wann – mit Annahme, Erinnerung und Bericht.
Ich möchte einem Team oder einer Person einen Auftrag geben
Titel, Beschreibung, Team, Zuständige, „erledigt bis“, Priorität, Ort und Bezug zu einer Buchung; auf Wunsch geht eine Info-Mail hinaus.
Ich möchte als Team eigene Aufträge anlegen
Teams führen ihren Arbeitsvorrat selbst; Teammitglieder legen Aufträge an, nehmen sie an und haken sie ab, auch mit Leserecht.
Ich möchte einen Auftrag annehmen oder ablehnen
Zugewiesene antworten mit „annehmen“ (auch mit Anmerkung) oder „ablehnen“ mit Begründung. Die vergebende Person sieht Ablehnungen unter „Zu erledigen“.
Ich möchte erledigte Arbeit mit Bericht und Fotos melden
„Erledigt“ öffnet einen kurzen Bericht mit bis zu acht Fotos, am Handy direkt mit der Kamera. Die Fotos landen auch in der Bildergalerie.
Ich möchte rechtzeitig erinnert werden
Wer einen Auftrag angenommen hat, bekommt einige Tage vor der Frist eine Erinnerung; Überfälliges steht rot auf der Kachel.
Ich möchte Teams und Mitglieder verwalten
Teamname, Leitung und Mitglieder, auch Mitglieder ohne eigenen Zugang zu oikora.
Ich möchte auch Aufträge an Firmen im Blick haben
Unter Aufträge zeigt „Externe Firmen“ alles, was an Partnerfirmen vergeben ist – etwa Baumpflege an Pfefferer –, je Firma mit Telefon, Mail, Frist und Quelle; „Als erledigt eintragen“, wenn die Firma Vollzug meldet. In „Alle Teams“ stehen die offenen Fremdaufträge unten mit dabei.
Ich möchte Helfern ohne eigenes Konto Zugang geben
Teammitglieder melden sich als Gast mit ihrer Mailadresse und einem Code an und sehen nur ihre Aufträge.
14 Aufgaben
Anlagen & Fahrzeuge
TÜV, Wartung und Prüffristen – mit Aufträgen, Prüfrunden und Gebäudeplan.
Ich möchte Fahrzeuge und Maschinen mit ihren Fristen führen
Traktoren, Anhänger, Hebebühne, Mäher und mehr mit Standort, zuständigem Team und beliebig vielen Fristen (TÜV, UVV, Wartung, Prüfung durch Sachkundige).
Ich möchte nicht an Prüftermine denken müssen
Rückt eine Frist näher, legt oikora dem zuständigen Team automatisch einen Auftrag an; Überfälliges ist dringend.
Ich möchte eine Prüfung sauber dokumentieren
„Erledigt eintragen“ verlangt, wer geprüft hat (Teammitglied oder externe Prüforganisation), und einen Nachweis: Prüfbericht oder Prüfnotiz. Die nächste Frist rechnet oikora aus.
Ich möchte Feuerlöscher, Verbandkästen und Elektrogeräte einzeln prüfen
Jedes Gerät hat eine eigene ID. In der Prüfrunde wird jedes einzeln bestätigt: geprüft, Mangel oder nicht gefunden; die Runde lässt sich unterbrechen.
Ich möchte, dass Mängel sofort beim Team ankommen
Bei „Mangel“ oder „nicht gefunden“ entsteht sofort ein Auftrag an die Teamleitung, mit ID, Standort und Befund. Ist er erledigt, gilt das Gerät wieder als in Ordnung.
Ich möchte sehen, wo welches Gerät hängt
Gebäudepläne hochladen und die Geräte darin einzeichnen; rot markiert, was einen Mangel hatte.
Ich möchte festhalten, was mir an einem Gerät auffällt
Zu jeder Anlage und jedem Einzelgerät gibt es Hinweise mit Datum und Namen, z. B. „Verbandkasten sollte neu montiert werden“. „Auftrag daraus machen“ schickt ihn an die Teamleitung; ist der Auftrag erledigt, ist auch der Hinweis erledigt.
Ich möchte Anleitungen und Rechnungen beim Gerät haben
Bei jeder Anlage und jedem Gerät lassen sich Dokumente hochladen oder vorhandene aus der zentralen Ablage verknüpfen.
Ich möchte, dass jedes Gerät eine feste ID bekommt
oikora vergibt jedem Fahrzeug, jeder Maschine und jedem Einzelgerät automatisch eine ID: „ID-“ und die nächste freie Nummer, z. B. ID-0033. Sie sagt nichts über Art oder Standort und bleibt deshalb immer richtig; ausgemusterte Nummern werden nicht wieder vergeben.
Ich möchte viele Anlagen oder Geräte auf einmal übernehmen
„Aus Excel übernehmen“: Vorlage herunterladen (mit Beispielzeilen und Erklärung der Spalten), ausfüllen oder eine eigene Liste nehmen – oikora erkennt die Spalten an der Überschrift. Mehrere Zeilen mit derselben Bezeichnung ergeben mehrere Prüffristen; mit „Gehört zu“ werden Einzelgeräte mit eigener ID angelegt, etwa alle Elektrogeräte für die DGUV-V3-Prüfung. Vorschau mit neuen und schon vorhandenen Zeilen.
Ich möchte Prüfungen an eine Fachfirma vergeben
Mit „Sammelauftrag …“ gehen fällige Prüffristen an eine Partnerfirma statt ans eigene Team – etwa die DGUV-V3-Prüfung aller ortsveränderlichen Elektrogeräte mit Geräteliste und IDs in der Mail, oder mehrere Wartungen in einem Auftrag. Das Prüfprotokoll wird danach wie gewohnt eingetragen.
Ich möchte Geräte per QR-Code prüfen
Jedes Einzelgerät und jedes Einzelstück hat einen QR-Code auf dem Aufkleber. Mit der Handykamera scannen öffnet es in oikora: in der Prüfrunde „geprüft“, „Mangel“ oder „nicht gefunden“ mit einem Tipp, außerdem Hinweis melden und die Betriebsanleitung. Die Aufkleber druckt oikora selbst.
Ich möchte einen Gebäudeplan ergänzen oder erneuern
Weitere Pläne lassen sich jederzeit hochladen. „Plan bearbeiten / neue Fassung“ ändert Name, Art, Gebäude und Stand oder ersetzt das Bild; die eingezeichneten Geräte bleiben auf Wunsch an ihrer Stelle, frühere Fassungen werden aufgeführt.
Ich möchte Abschreibungsgüter aus Optigem übernehmen
Inventarnummer, Anschaffung, Wert und Nutzungsdauer kommen aus Optigem und sind in oikora schreibgeschützt; oikora ergänzt Standort und Fristen.
7 Aufgaben
Bildergalerie und Einwilligungen
Fotos und Videos einordnen, zeigen und rechtssicher verwenden.
Ich möchte alle Fotos an einem Ort haben
Fotos aus erledigten Aufträgen, eigene Uploads, Fotos zu Veranstaltungen und die Bilder der Webseite – gefiltert nach Zeitraum, Herkunft und Ort.
Ich möchte entscheiden, wohin ein Foto gehört
Jedes neue Foto wird einmal eingeordnet: Bildergalerie, für die Webseite freigegeben oder beides; der Rest kommt ins Archiv.
Ich möchte Einwilligungen dokumentieren
Wer wofür zugestimmt hat, mit Nachweis und Gültigkeit. oikora liest das ausgefüllte Formular beim Hochladen aus; ein Widerruf entzieht sofort die Freigabe für die Webseite.
Ich möchte wissen, welche Webseiten-Fotos keine Einwilligung haben
Ein roter Hinweis zeigt alle Fotos auf der Webseite, bei denen die Einwilligung der abgebildeten Personen noch fehlt.
Ich möchte eine Diashow zeigen oder verschicken
Bilder auswählen, Titel und Übergang wählen; die Diashow lässt sich als Datei herunterladen und weitergeben.
Ich möchte ein Fotobuch bestellen
Ausgewählte Fotos gehen als ZIP-Datei zum Anbieter (z. B. CEWE); oikora warnt vor zu kleinen Bildern und fehlenden Einwilligungen.
Ich möchte Videos zeigen
Videos liegen nicht gelistet beim YouTube-Kanal des Hauses und erscheinen in der Galerie mit Vorschaubild.
6 Aufgaben
Dokumente
Alle Unterlagen an einem Ort – verknüpft mit allem, wozu sie gehören.
Ich möchte alle Unterlagen an einem Ort finden
Betriebsanleitungen, Rechnungen, Prüfberichte, Verträge, Garantien, Pläne und Gästehefte liegen in einer Ablage; Filter nach Art und Verknüpfung, Suche nach Titel und Dateiname.
Ich möchte ein Dokument mit mehreren Dingen verbinden
Ein Dokument liegt nur einmal in der Ablage und kann mit mehreren Anlagen, Geräten, Buchungen, Räumen, Partnern und Aufträgen verknüpft sein – z. B. eine Rechnung über drei Feuerlöscher.
Ich möchte an ablaufende Garantien erinnert werden
Dokumente mit „gültig bis“ erscheinen 60 Tage vorher auf der Kachel und oben in der Ablage.
Ich möchte, dass Rechnungen vertraulich bleiben
Rechnungen, Verträge und Garantien sehen nur Personen mit Schreibrecht; Anleitungen und Pläne sehen alle.
Ich möchte Prüfberichte nicht doppelt ablegen
Ein beim Eintragen einer Prüfung hochgeladener Prüfbericht landet automatisch in der Ablage, verknüpft mit der Anlage.
Ich möchte alles finden, was irgendwo in oikora hochgeladen wurde
Gebäudepläne, Einwilligungs-Nachweise, unterschrieben zurückgekommene Unterlagen einer Buchung und die Dokumente für Gäste erscheinen automatisch in der Ablage; „Dort öffnen“ führt zur Stelle, an der sie gepflegt werden.
5 Aufgaben
Webseite bearbeiten
Texte und Bilder der eigenen Webseite ändern – ohne HTML anzufassen.
Ich möchte Texte und Bilder der Webseite ändern
Seite wählen, Text oder Bild ändern, Vorschau ansehen. Bilder kommen aus der eigenen Datei oder direkt aus der Bildergalerie.
Ich möchte kurz auf etwas hinweisen
Ein Hinweis auf der Startseite (z. B. Winterpause) lässt sich ein- und ausschalten.
Ich möchte Raum- und Zimmerseiten pflegen
Kurztext, Eckdaten, Beschreibung, Titelbild und Galerie je Raum; oikora meldet, wenn Eckdaten nicht zu den Stammdaten passen.
Ich möchte die Belegung auf der Webseite zeigen
Die Belegungsampel zeigt Gästen frei, teilweise belegt und belegt – ohne Namen oder Anlässe.
Ich möchte Änderungen veröffentlichen
„Veröffentlichen vorbereiten“ sammelt die geänderten Dateien und sagt genau, was per FileZilla hochzuladen ist. Frühere Fassungen lassen sich zurückholen.
3 Aufgaben
Einkauf & Partner
Shops mit einem Klick, Partnerfirmen mit Mailverlauf.
Ich möchte schnell beim richtigen Shop bestellen
Häufige Shops mit Zweck und Kundenkonto stehen bereit und öffnen sich mit einem Klick.
Ich möchte Partnerfirmen an einer Stelle führen
Ansprechpartner, Mail, Telefon, Webseite und Notizen je Firma, dazu der ganze Mailverlauf.
Ich möchte keine Mail einer Partnerfirma übersehen
Neue Mails sind rot markiert, bis sie beantwortet oder als „erledigt, keine Antwort nötig“ gesetzt sind.
13 Aufgaben
Stammdaten & Vorlagen
Räume, Richtwerte, Vorlagen, Benutzer und Datenschutz.
Ich möchte wissen und zeigen, welches Inventar wir für Veranstaltungen haben
Tische, Stühle, Bierbänke, Kaffeemaschinen, Geschirr und Technik mit Anzahl, Beschreibung und Fotos. Bei einer Buchung wird reserviert, was gebraucht wird – mit Anzeige, wie viel an dem Tag noch frei ist; im Tagesplan steht, was bereitzustellen ist. Die Liste mit Fotos geht als PDF an anfragende Gäste – als Antwort auf eine Mail-Anfrage, nach einem Anruf an eine beliebige Mailadresse (auch nur Stühle, mit Satz „Stühle für 60 Personen haben wir …“) oder als Anhang an jede Mail zu einer Buchung. Bei Anfragen steht dabei, was am Termin noch frei ist – mit dem Hinweis, dass sich das bis zur provisorischen Buchung ändern kann. Antwortet der Gast mit Wünschen wie „10 Stühle Typ B und die Kaffeemaschine“, erkennt oikora das, merkt es nach Prüfung vor und bereitet die Antwort vor.
Ich möchte zeigen, wie unsere Einrichtung organisiert ist
Unter Stammdaten › Organisation steht das Organigramm: Träger und Gesellschafter, die Leitung mit ihren Stabsstellen, darunter die Bereiche und Teams mit Teamleitung, Mitgliedern und Ehrenamtlichen. Änderungen machst Du direkt im Bild; Ausdruck und PDF tragen Euer Logo.
Ich möchte einem ganzen Team schreiben – per Mail oder SMS
Jeder Bereich im Organigramm ist zugleich ein Verteiler, dazu „Alle Teamleitungen“ und „Alle“. Mail an alle in BCC oder SMS mit Zeichen- und SMS-Zähler; wer neu ins Team kommt, ist sofort im Verteiler.
Ich möchte jede Person nur einmal pflegen
Jede Person bekommt eine feste oikora-Personalnummer (P-0001 …). Organigramm, Verteiler, Benutzer und Helferkreis verweisen darauf – Mail und Handy änderst Du einmal, und sie stimmen überall. Unklare Fälle, etwa nur ein Vorname, ordnest Du einmal zu; doppelte Eintragungen lassen sich zusammenführen.
Ich möchte zeigen, wie ein Raum nach der Veranstaltung herzurichten ist
Je Raum Fotos vom Soll-Zustand (wo Stühle und Tische stehen), beschriftet, dazu Punkte zum Abhaken und ein Hinweis. Ausdrucken je Raum oder für alle; bei einer Buchung mit Name des Gastes, Datum und Feldern „hergerichtet“ und „abgenommen“ zum Mitgeben bei der Schlüsselübergabe. Im Tagesplan steht ein Link zum Drucken. Mit der festen Buchungsbestätigung geht die Anleitung als PDF an den Gast; wird sie später geändert, lässt sich die neue Fassung mit einem Klick nachschicken.
Ich möchte oikora für meine Einrichtung einrichten
Der Einrichtungsassistent führt Schritt für Schritt durch alles Nötige: Einrichtung und Träger, Personen und Rechte, Teams, Räume und Gästezimmer, bestehende Gäste aus Excel, Partnerfirmen, Anlagen mit Prüffristen, Arbeitsschutz und Notfall-Bereitschaft. Jeder Schritt lässt sich überspringen und später nachholen.
Ich möchte Räume und Zimmer beschreiben
Name, Art, Kapazität, Fläche, Ausstattung und „buchbar“ – eine Quelle für Buchungen und Webseite, mit Hinweisen bei Abweichungen.
Ich möchte festlegen, wer was darf
Benutzer mit Lese- oder Schreibrecht je Einrichtung und je Bereich; vertrauliche Angaben wie Spenden nur für Berechtigte.
Ich möchte Gästen alle Infos zum Haus aufs Handy geben
Die digitale Gästemappe erscheint über den Raum-QR-Code unter „Infos“: WLAN, Hausordnung, An- und Abreise, Gottesdienste, Ausflüge, Einkaufen – und automatisch das Wichtigste für den Notfall. Pflegen unter Stammdaten › Gästemappe; dort zeigt „Gäste-Handy ansehen“, was Gäste sehen. Die Suche findet es auch unter „Handy“.
Ich möchte, dass Gäste aus dem Ausland alles verstehen
Das Gäste-Handy hat oben Flaggen für Deutsch und Englisch. Standard ist Deutsch; wohnt im Raum ein Gast, der Englisch spricht (Hinweis beim Gast, englische Anfrage oder Mail, oder beim Gast festgelegt), öffnet es auf Englisch. Die Gästemappe hat zu jedem Abschnitt eine englische Fassung; Meldungen auf Englisch sind in oikora gekennzeichnet.
Ich möchte QR-Schilder für die Räume drucken
Jeder Raum und jedes Gästezimmer hat eine feste ID. „QR-Schilder drucken“ unter Räume & Zimmer erstellt Schilder im Format A6 mit Raumname und QR-Code für die Gästemeldungen.
Ich möchte den Datenschutz einhalten
Datenauskunft nach DSGVO auf Knopfdruck – für Gäste und für jede Person mit Personalnummer, auch Mitarbeitende und Ehrenamtliche. Löschen mit Vorschau, was gelöscht wird und was aus guten Gründen bleibt; Löschprotokoll ohne Namen als Nachweis; Löschfristen nach Ausscheiden oder letztem Einsatz; tägliche Sicherung.
Ich möchte Vorlagen und Dokumente pflegen
Mailvorlagen, Dokumente zu Veranstaltungen und Spenden-Richtwerte zentral ändern.
3 Aufgaben
Ehrenamt & Dienste
Wer hilft wann – mit Schichten, Zusage und Stunden.
Ich möchte Helfende für eine Veranstaltung finden
Einsatz anlegen, Schichten mit Bedarf und Fähigkeit eintragen; „Helfende anfragen“ schreibt passende Leute an, sie sagen per Link zu. Offene Schichten der nächsten 14 Tage stehen auf der Kachel.
Ich möchte wissen, wer was kann
Im Helferkreis stehen Kontakt und Fähigkeiten (Küche, Technik, Kinderprogramm …). Wer mit Kindern arbeitet, ist mit dem Kinderschutz verknüpft.
Ich möchte Ehrenamtsstunden nachweisen
Stunden aus Einsätzen zählen automatisch, Einzelnes lässt sich nachtragen. Je Person gibt es einen druckbaren Nachweis für das Jahr.
3 Aufgaben
Kinderschutz & Prävention
Führungszeugnis, Selbstverpflichtung und Schulung im Blick – datensparsam.
Ich möchte wissen, ob alle Nachweise aktuell sind
Für jede Person mit Kinder- und Jugendarbeit: Einsicht ins erweiterte Führungszeugnis, Selbstverpflichtung und Präventionsschulung mit Ampel und Erinnerung vor Ablauf.
Ich möchte nur speichern, was erlaubt ist
oikora hält nur fest, dass Einsicht genommen wurde, das Datum des Führungszeugnisses und ob ein einschlägiger Eintrag vorliegt (§ 72a SGB VIII). Nach Ende der Tätigkeit erinnert oikora ans Löschen.
Ich möchte das Schutzkonzept griffbereit haben
Das Schutzkonzept als PDF oder Word hochladen – mit Stand, nächster Überprüfung und früheren Fassungen. Es liegt auch unter Dokumente. Dazu Ansprechpersonen und die Schritte bei einem Verdacht.
14 Aufgaben
Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz
Wer zuständig ist, was gefährlich ist und wer worin unterwiesen ist – mit Nachweisen.
Ich möchte sehen, wer im Arbeitsschutz zuständig ist
Unternehmer, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Brandschutzbeauftragte und die Sicherheitsbeauftragten je Bereich – mit Stand der Bestellung. „Bestellung drucken“ füllt die Vorlage aus, auch für die Pflichtenübertragung.
Ich möchte die Gefährdungsbeurteilungen pflegen
Je Bereich (Werkstatt, Landwirtschaft, Verwaltung) die Gefährdungen nach den elf Faktoren mit Risikoklasse nach Nohl, Schutzziel und Maßnahmen (Ersetzen, Technik, Organisation, Persönlich), Wer und Wann; Wirksamkeit prüfen, freigeben, drucken. Aus jeder Maßnahme wird auf Wunsch ein Auftrag.
Ich möchte die Betriebsanweisungen griffbereit haben
Alle Betriebsanweisungen als PDF mit Nummer, Stand und Überprüfungsfrist, verknüpft mit den Anlagen und den Unterweisungsthemen.
Ich möchte wissen, wer wann unterwiesen wurde
Je Person die nötigen Themen aus ihrem Bereich mit Ampel; Unterweisung eintragen und den Unterweisungsnachweis zum Unterschreiben drucken – oder eine leere Liste für die nächste Unterweisung.
Ich möchte die Führerscheine regelmäßig kontrollieren
Fahrer mit Klassen und erlaubten Fahrzeugen, Kontrolle alle sechs Monate mit Erinnerung, freiwilliges Foto nur für Berechtigte, schriftlicher Fahrauftrag zum Drucken.
Ich möchte die Baumkontrolle im Blick haben
Luftbild mit allen Bäumen, Befund und Maßnahmen nach Dringlichkeit; Maßnahme als Auftrag oder erledigt; neue Kontrolle als Excel-Datei einlesen.
Ich möchte alle Maßnahmen an einem Ort sehen
Die Maßnahmenliste sammelt, was aus Begehungen, Gefährdungsbeurteilungen, psychischer Belastung, Unfällen, Baumkontrolle und Gefahrstoffen zu tun ist – mit Verantwortlichem, Frist, Auftrag und Wirksamkeitsprüfung.
Ich möchte eine Sicherheitsbegehung machen
Am Handy je Bereich eine Checkliste durchgehen: in Ordnung, Mangel oder entfällt; zum Mangel Foto und Notiz. Beim Abschließen wird jeder Mangel eine Maßnahme; das Protokoll lässt sich drucken.
Ich möchte die psychische Belastung beurteilen
Anonyme Kurzbefragung am Handy nach den GDA-Merkmalen oder ein Workshop; Auswertung erst ab fünf Antworten, kritische Punkte mit Vorschlag für eine Maßnahme.
Ich möchte mehrere Arbeiten in einem Auftrag vergeben
„Sammelauftrag …“ bündelt offene Arbeiten – etwa alle wichtigen Baumarbeiten, mehrere fällige Prüfungen und Wartungen, Geräte-Mängel, Hinweise oder Gästemeldungen – in einen Auftrag: eine Mail an die Partnerfirma oder ein Auftrag an ein eigenes Team. Jede Position zeigt den Sammelauftrag; erledigt wird einzeln oder alles auf einmal.
Ich möchte ein Gefahrstoffverzeichnis führen
Gefahrstoffe mit GHS-Kennzeichnung, H-Sätzen, Verwendung, Lagerort, Menge, Sicherheitsdatenblatt und Ersatzstoffprüfung; fehlt die Betriebsanweisung, erstellt oikora einen Entwurf zum Bearbeiten, Freigeben und Drucken.
Ich möchte Unterweisungen am Handy wiederholen lassen
„Am Handy unterweisen“ schickt einen Link: Die Person liest das Wichtigste und die Betriebsanweisung, beantwortet Verständnisfragen – bei falschen Antworten mit Erklärung, bis alles stimmt –, kann Rückfragen stellen und unterschreibt mit dem Finger. Der Nachweis mit Unterschrift entsteht automatisch. Ergänzend zur persönlichen Erstunterweisung; Gefahrstoff-Themen bleiben mündlich.
Ich möchte Arbeiten an eine Firma vergeben
Jede Maßnahme – etwa aus der Baumkontrolle – lässt sich an ein eigenes Team oder an eine Partnerfirma vergeben, z. B. an die Baumpflegefirma: Die Mail ist vorformuliert, landet im Verlauf der Firma unter Einkauf & Partner, und die Maßnahme zeigt „vergeben an … bis …“, bis sie als erledigt eingetragen wird.
Ich möchte Erste-Hilfe-Leistungen eintragen
Verbandbuch auch am Handy: wann, wo, wer, Hergang, Verletzung, Erste Hilfe, Zeugen. Hinweis auf die Unfallanzeige bei mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit; nur Berechtigte sehen die Einträge.
3 Aufgaben
Notfall & Sicherheit
Notfallhandbuch, Ersthelfer und Übungen – verbunden mit der Warnlampe.
Ich möchte im Notfall sofort wissen, was zu tun ist
Das Notfallhandbuch zeigt 112, die Bereitschaft, Sammelplätze und klare Abläufe für Feuer, Wasserrohrbruch, Verletzung, Gasgeruch, Stromausfall und vermisste Personen. Bei einem Gäste-Notfall führt die Warnlampe direkt dorthin.
Ich möchte Ersthelfer und Kurse im Blick haben
Liste der Ersthelfer mit Kursdatum und Erinnerung vor der Auffrischung.
Ich möchte Notfallübungen dokumentieren
Übungen mit Teilnehmenden und dem, was aufgefallen ist; daraus wird auf Wunsch ein Auftrag. oikora erinnert an die nächste Übung.
1 Aufgabe
Gebetsanliegen
Gäste vertrauen uns ein Anliegen an – der Gebetskreis betet.
Ich möchte, dass Gäste uns ein Gebetsanliegen anvertrauen können
Über den Raum-QR-Code unter „Gebetsanliegen“ – auf Wunsch anonym. Der Gebetskreis bekommt es per Mail; „Ich habe gebetet“ wird vermerkt. Nach 30 Tagen wird es gelöscht.
5 Aufgaben
Jahresbericht
Das Jahr in Zahlen, Stimmen und Bildern – auf Knopfdruck.
Ich möchte einen Jahresbericht für Vorstand oder Freundeskreis
Belegung je Monat, Veranstaltungen, Übernachtungen, Ehrenamtsstunden, Stimmen der Gäste, Schutz und Sicherheit, Bilder des Jahres und auf Wunsch ein Vorwort. Drucken, als PDF speichern oder herunterladen.
Ich möchte selbst bestimmen, was im Bericht steht
Unter „Was soll im Jahresbericht stehen?“ Abschnitte ein- und ausschalten und Diagramme aus dem Reporting dazunehmen.
Ich möchte die Höhepunkte des Jahres nicht selbst zusammensuchen
oikora schlägt Höhepunkte vor: Veranstaltungen des Jahres (öffentliche und große zuerst) und die Themen und Spendenaufrufe aus den Newslettern. Ankreuzen, eigene Punkte ergänzen – sie erscheinen als Zeitleiste im Bericht.
Ich möchte die Belegung einzelner Räume sehen
Im Jahresbericht einen oder mehrere Räume wählen: Belegungstage je Monat, Buchungen und Auslastung je Raum.
Ich möchte die Finanzen sauber aufgeteilt zeigen
Spenden, Dauerspenden und Rechnungen kommen aus Optigem – abgerufen oder als Export eingelesen. Welche Konten wozu zählen, steht in den Einstellungen.
4 Aufgaben
Kommunikation
Newsletter an einem Ort – und die nächste Ausgabe vorbereitet.
Ich möchte alle Newsletter griffbereit haben
Jede Ausgabe mit Titelbild, Themen und Spendenaufruf; zum Durchblättern direkt in oikora. Jeder Newsletter liegt auch unter Dokumente.
Ich möchte den nächsten Newsletter leichter schreiben
oikora sammelt, was seit der letzten Ausgabe war: Veranstaltungen, Fotos, erledigte Arbeiten, Lob von Gästen und einen Ausblick. Haken setzen, Notizen dazu, Themenliste kopieren.
Ich möchte, dass die KI den Newsletter vorschreibt
„Neuen Newsletter mit KI entwerfen“: Die KI schreibt aus den angekreuzten Themen einen Entwurf im Stil der bisherigen Newsletter – auf Wunsch mit Spendenaufruf und Bibelvers – und oikora legt ihn als Word-Datei in der Newsletter-Vorlage an. Ohne eingebaute KI: „Selbst über Claude schreiben“ – Auftrag kopieren, in Claude einfügen, Antwort zurück in oikora einfügen. Vorlage und Schreibstil stehen unter „Vorlage & Stil“.
Ich möchte den Newsletter rechtssicher verschicken
Der Verteiler liegt in oikora: jeder Empfänger mit Einwilligung (Bestätigungsmail mit Klick), persönlichem Abmeldelink und Nachweis – wann angemeldet, welcher Text der Einwilligung, wann bestätigt, welche Newsletter, wann abgemeldet. Die alte Liste lässt sich übernehmen; diese Adressen werden um Bestätigung gebeten. Verschickt wird nur an Bestätigte, jede Mail einzeln über das Maierhof-Postfach.
8 Aufgaben
Reporting
Alle Bereiche in Zahlen – mit Balken, Metern und Ampeln.
Ich möchte alle Bereiche auf einen Blick in Zahlen sehen
Die Kachel „Reporting“ zeigt oben die wichtigsten Kennzahlen und darunter je Bereich Diagramme: Belegung je Monat und je Raum, Auslastung der Gästezimmer, Einzel- und Dauerspenden, Spenden zu Richtwert, Rechnungen, Bewertungen und Lob und Kritik je Thema, Gästemeldungen, Aufträge je Team, Prüffristen-Ampel, Ehrenamtsstunden, Kinderschutz und Erste Hilfe, Verteiler, Fotos und Dokumente. Fährt man mit der Maus über ein Diagramm, stehen die genauen Werte da.
Ich möchte ein Jahr mit dem Vorjahr vergleichen
Oben das Jahr wählen. Im laufenden Jahr zählt oikora bis heute; was schon gebucht, aber noch nicht vorbei ist, steht heller darüber.
Ich möchte Buchungen und Spenden genau auswerten
„Buchungen & Spenden im Detail“ zeigt Belegung je Raum, Buchungsdauer und Spenden zu Richtwert für einen frei wählbaren Zeitraum, sortierbar und als Excel-Datei.
Ich möchte nur sehen, was mich betrifft
Jede Person sieht im Reporting nur die Bereiche, für die sie freigeschaltet ist; Spenden und Rechnungen nur mit dem Recht dazu.
Ich möchte Einzel- und Dauerspenden unterscheiden
Aus Optigem kommen Einzelspenden und Dauerspenden getrennt je Monat: Säulen nebeneinander, Anteil der planbaren Dauerspenden als Meter, Zahl der Dauerspender und was bis Dezember noch zu erwarten ist.
Ich möchte nur einzelne Bereiche aufklappen
Jeder Abschnitt lässt sich mit einem Klick auf die Überschrift zu- und aufklappen; „Alle zuklappen“ gibt einen schnellen Überblick nur mit den Kennzahlen.
Ich möchte das Reporting ausdrucken
„Drucken …“ fragt, welche Abschnitte aufs Papier oder ins PDF sollen – vorausgewählt ist, was gerade aufgeklappt ist. Gedruckt wird mit Kopf, Jahr und Stand, ohne Seitenleiste und Knöpfe.
Ich möchte Diagramme in den Jahresbericht übernehmen
An jedem Diagramm „＋ Jahresbericht“ klicken – oder im Jahresbericht unter „Was soll im Jahresbericht stehen?“ auswählen. Die Diagramme erscheinen dort für das Jahr des Berichts.
11 Aufgaben
Anmelden und zusammen arbeiten
Am PC und am Handy, im eigenen Microsoft 365.
Ich möchte festlegen, wer welche Bereiche sieht
Unter Benutzer bekommt jede Person je Einrichtung und je Bereich „kein Zugang“, „Lesen“ oder „Schreiben“ – z. B. sieht der Hausmeister nur Gästemeldungen, Aufträge, Anlagen & Fahrzeuge und Dokumente. Was jemand nicht sehen darf, erscheint weder als Kachel noch in der Seitenleiste oder in der Suche.
Ich möchte eine übersichtliche Startseite
Auf der Übersicht stehen die täglich gebrauchten Bereiche. Webseite bearbeiten, Einkauf & Partner, Bildergalerie, Dokumente, Kinderschutz & Prävention, Jahresbericht sowie Stammdaten & Vorlagen liegen gesammelt unter der Kachel „Weitere Funktionen“ – je nach Berechtigung. Die Zahl auf der Kachel zeigt, wo dort etwas zu tun ist.
Ich möchte nur sehen, was ich brauche
Aus den Bereichen, die die Verwaltung freigegeben hat, blendet jede Person unter „Ansicht anpassen“ auf der Übersicht selbst aus, was sie nicht braucht. Ausgeblendetes bleibt über die Suche erreichbar; eine gefärbte Zahl erinnert daran.
Ich möchte oikora für mich einstellen
Unter Einstellungen: Farben (hell, dunkel), Schriftgröße, welche Seite nach dem Anmelden kommt, Bibelvers ja oder nein, Benachrichtigungen und Telefon für die Bereitschaft. Wer Schreibrecht hat, stellt dort auch ein, was für alle Nutzer gilt.
Ich möchte zurück, wo ich vorher war
Springt man aus einem Bereich in einen anderen – zum Beispiel vom Notfallhandbuch zu den Gebäudeplänen –, bringt ein Zurück-Knopf oben einen wieder auf die Seite davor.
Ich möchte eine Seite schnell finden
Die Suche auf der Übersicht kennt auch Seiten und Stichwörter, zum Beispiel „Handy“, „Einstellungen“ oder „Newsletter“.
Ich möchte mich einfach anmelden
Anmeldung mit dem Microsoft-Konto der Einrichtung; Helfer ohne Konto als Gast mit Mailadresse und Code.
Ich möchte am PC und am Handy arbeiten
Am PC als eigenes Fenster über das Taskleisten-Symbol, am Handy über den Browser und „Zum Startbildschirm hinzufügen“.
Ich möchte, dass unsere Daten im Haus bleiben
Alle Daten, Fotos und Unterlagen liegen in der gemeinsamen Ablage im eigenen Microsoft 365; das Programm selbst kommt zentral vom Anbieter.
Ich möchte mehrere Einrichtungen getrennt führen
Jede Einrichtung hat eigene Räume, Buchungen und Rechte; man sieht nur, wofür man freigeschaltet ist.
Ich möchte gleichzeitig mit anderen arbeiten
Schreibrecht hat immer eine Person je Einrichtung; andere lesen mit und können das Schreibrecht anfragen.
Kontakt
oikora in Ruhe ansehen
Wir zeigen Euch oikora in einer Vorführung mit Beispieldaten. Schreibt uns an info@oikora.eu.